E-demokracija pruža mogućnosti sigurnog online glasanja za organizacije zatvorenog tipa, odnosno sve one organizacije koje imaju i vode registar svojih članova. Takve organizacije mogu pomoću ove aplikacije jednostavno, lako i efikasno provoditi online izbore za članove svojih tijela, sjednice Skupštine i drugih tijela organizacije te povremeno provoditi ankete i ispitivanja svoga članstva o pitanjima relevantnim za organizaciju.

Kako to funkcionira u praksi?

Organizacija pozove svoje članove da se registriraju u aplikaciju. Prilikom registracije, članovi unose svoje osobne podatke - ime i prezime, e-mail adresu, broj kontakt telefona i, ako postoji, članski broj. Ako je organizacija podijeljena regionalno (recimo po županijama ili nekim drugim izbornim jedinicama), onda članovi biraju i županiju iz koje dolaze. Ti podaci, koje su unijeli, idu administratoru na pregled. Administrator vidi podatke koje je član poslao i provjerava u registru je li to stvarno član organizacije i jesu li to njegovi/njeni podaci. Ako nešto izgleda čudno (na primjer broj telefona ili e-mail drugačiji od onoga u registru), može kontaktirati člana putem telefona i provjeriti je li to stvarno ta osoba. Ako je sve u redu, administrator odobrava člana, a ako nije, onda ga odbija. Po odobrenju član prima automatsku e-mail poštu u kojoj dobiva jedinstvenu poveznicu za kreiranje svoje lozinke. Lozinka mora biti snažna (teško pogodiva), inače ju sustav neće prihvatiti. Kad je kreirao lozinku, član se može prijaviti u sustav i sudjelovati u glasanju.

Prilikom glasanja na izborima i prvoj točki dnevnog reda sjednice Skupštine, organizacija može izabrati mogućnost jednog od četiri načina dvostruke autentifikacije glasača. Više o tome pročitajte ovdje.

Kreiranje eventa

Administrator pokreće evente (to mogu biti izbori, sjednice nekog tijela organizacije, ankete i upitnici). Prilikom unosa novog eventa, recimo ako je riječ o izborima, može izabrati da članovi mogu birati samo jednog od ponuđenih kandidata (single choice) ili, ako je potrebno, može postaviti da članovi mogu "zaokružiti" više od jednog kandidata (određuje maksimalan broj kandidata za koje svaki član može glasati). Administrator potom bira vrijeme trajanja izbora, početak i kraj točno u minutu. Može tempirati početak za neko buduće vrijeme, a može ih pokrenuti odmah. Zatim bira glasačko tijelo. To može biti kompletno članstvo ili, ako je riječ o sjednici unutar nekog tijela organizacije (recimo unutar Upravnog odbora), onda izabere samo članove tog tijela. Osim toga, drugi sloj podjele je lokalitet glasača. Event (izbori, sjednica ili anketa) se može održavati na cijelom području na kojem organizacija djeluje pa će onda sudjelovati svi ili će izabrati samo određenu izbornu jedinicu pa će sudjelovati samo članovi s tog područja. Kada počne glasanje, svi članovi koji imaju pravo glasa na tom eventu primaju automatski e-mail s pozivom za glasanje i poveznicom.

Provjera točnosti rezultata

Svaki član može glasati samo jednom. Bez obzira što se može prijaviti s različitih uređaja, nakon što je glasao, više neće imati mogućnost ponovno glasati i ako se prijavi s drugog uređaja. Dakle, nemoguće je prevariti ovaj program.

Prilikom glasanja, glasaču se na ekranu ispisuje broj listića. To je njegov jedinstveni broj koji treba sačuvati ako želi kasnije provjeriti svoj glas. Naime, kod tajnog glasanja glas se odmah odvaja od glasača i više nigdje nije vezan za njegov ID (kako bismo mogli jamčiti apsolutnu tajnost glasanja). Ali ako spremi broj svoga listića, po njemu će nakon završetka glasanja moći provjeriti da je njegov glas pridodan opciji za koju je glasao.

Po završetku glasanja odmah su objavljeni rezultati u grafičkom i tabličnom obliku. Administrator može eksportirati rezultate u PDF dokumentu ili Excelu. Administrator dobiva i popis glasača, ali ne i kako je tko glasao. Glasači mogu provjeriti svoj glas jer su transparentno objavljeni svi brojevi listića uz opcije kojima su pridodani. Tako se svatko može uvjeriti da glasanje nije namješteno i da nema nikakve muljaže, a opet nitko ne može znati kako je druga osoba glasala.

Dodatne mogućnosti

Kod sjednica glasanje može biti i javno, budući da većina organizacija po Statutu ima javno glasanje kod većine točaka dnevnog reda na Skupštini. Kad je glasanje javno, onda administrator unaprijed izabere tu opciju, a članovi su prije samog glasanja obaviješteni da je to glasanje javno i da će drugi moći saznati kako su glasali. Kod javnog glasanja, po završetku se osim zbirnih rezultata objavljuju i članski brojevi ili imena (ovisno o tome što organizacija preferira) glasača te kako su glasali.

Sjednice mogu biti kao izbori - tempirane za određeno vrijeme kada članovi mogu glasati od doma. Kod sjednice se točke dnevnog reda mijenjaju kako glasaju (čim glasaju na prvoj točki, pojavljuje im se druga itd.). Broj točaka dnevnog reda na pojedinoj sjednici nije ograničen. Organizacije imaju različita statutom određena pravila glasanja i to je E-demokracija uzela u obzir pa tako možete izabrati kako će brojati suzdržane glasove, koliko je potrebno za kvorum, kolika većina je potrebna za usvajanje pojedine točke dnevnog reda itd.

Članovi mogu i raspravljati o točkama dnevnog reda u komentarima. Aplikacija ima mogućnost komentiranja ako je administrator dozvoli.

Druga mogućnost za sjednice je da budu uživo. I to E-demokracija može! To je za slučaj kada želite da se nađete svi na jednom mjestu ili da vodite sjednicu preko videolinka, a ne želite brojati dizanje ruku, možete glasanje obavljati preko ove aplikacije. Kod sjednice uživo rezultati za svaku točku dnevnog reda odmah se prikažu nakon što su svi prisutni članovi glasali, i potom se automatski prelazi na sljedeću točku dnevnog reda. Ako su točke dnevnog reda povezane (recimo ako se treća točka neće održati ukoliko ne prođe druga), ti se parametri zadaju unaprijed prije same sjednice i onda će program preskočiti točku koja je ništavna. Sve je napravljeno da bude kao na old school sjednicama uživo.

Izborni proces

Osim skraćenih izbora kada već imate određene kandidate, E-demokracija nudi i mogućnost cijelog izbornog procesa - počevši od kandidature, preko prikupljanja potpisa pa do samih izbora. U tom slučaju administrator unaprijed odredi samo vremenske rokove i datume (otkad dokad traje svaka etapa) uz vrijeme potrebno za podnošenje eventualnih prigovora te broj koliko potpisa je potrebno da kandidat skupi da bi se našao na listiću. Sve ostalo program radi sam, uključujući slanje automatskih mailova članstvu kod početka svake etape.

Dodavanje dokumenata

Uz svaku točku dnevnog reda administrator može dodati i pripadajuće dokumente u PDF, Word ili nekom trećem formatu. Članovi mogu te dokumente skinuti i pregledati prije glasanja.

Udruge, sindikati, komore i političke stranke ovime dobivaju efikasni alat s kojim će dugoročno uštedjeti vrijeme i novac jer nije potrebno više organizirati prostorije za sjednice i glasanje niti gubiti vrijeme na svađe oko prebrojavanja glasova. Ako imate bilo kakvih pitanja, kontaktirajte nas.